Betriebliche Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/197 und des österreichischen Hinweisgeber*innenschutzgesetzes (HSchG) zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Whistleblower-Richtlinie, veröffentlicht im Amtsblatt L 305/17) Hinweisgeber*innenschutzgesetz im Energieinstitut Vorarlberg
Auf Grundlage der EU-Whistleblowing-Richtlinie und des erlassenen österreichischen Hinweisgeber*innenschutzgesetzes ist auch im Energieinstitut Vorarlberg ein so genanntes Meldesystem für Hinweisgeber*innen ("Whistleblowing-System") eingerichtet worden. Das gesetzliche Ziel dieses Meldesystems besteht darin, u.a. Vorkehrungen gegen mutmaßliches Fehlverhalten und unternehmensschädigende Rechtsverstöße zu treffen.
1. Wozu dient das Meldesystem für Hinweisgeber*innen des Energieinstitut Vorarlberg?
Das Meldesystem für Hinweisgeber*innen des Energieinstitut Vorarlberg bietet die Möglichkeit, Fehlverhalten und Rechtsverstößen mit Klarnamen (identifiziert) oder anonym zu melden. Somit kann unter besonderer Berücksichtigung des Schutzes der Hinweisgeber*in dem Hinweis sorgfältig nachgegangen und auf ein mögliches Fehlverhalten angemessen reagiert werden. Alle eingehenden Hinweise werden vertraulich behandelt.
2. Wer kann eine Meldung abgeben?
- Aktive, ehemalige und künftige Mitarbeiter*innen (auch Ferialarbeitskräfte, Praktikant*innen, Absolvent*innen des Freiwilligen Umweltjahres)
- (ehemalige) Bewerber*innen
- Freie Dienstnehmer*innen und selbständige Erwerbstätige (Werknehmer*innen)
- Mitglieder von Leitungs- oder Aufsichtsorganen von einer juristischen Person
- Personen, welche unter Leitung von Auftragnehmer*innen, Subunternehmer*innen oder deren Lieferant*innen arbeiten,
- die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Fehlverhalten/Verstöße in einem der unten aufgeführten Themenbereichen wahrnehmen, können eine Meldung abgeben.
3. Welche Meldungen können abgegeben werden?
Das System ist für Meldungen in den nachfolgenden Themenbereichen vorgesehen (nach BGBl. I 2023/6; § 3):
- Öffentliches Auftragswesen,
- Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Produktsicherheit und Produktkonformität,
- Verkehrssicherheit,
- Umweltschutz,
- Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
- Öffentliche Gesundheit,
- Verbraucher*innenschutz,
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
- Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 des Strafgesetzbuches (StGB), BGBl. Nr. 60/1974.
- gilt auch für Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union im Sinne von Art. 325 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) sowie gemäß besonderen Definitionen in einschlägigen Unionsmaßnahmen.
- gilt auch für Verletzungen von Binnenmarktvorschriften im Sinne von Art. 26 Abs. 2 AEUV, sowie für Verletzungen von Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen und Verletzungen von Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuervorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.
Darüber hinaus sind auch Meldungen zu den folgenden Themenbereichen möglich:
- Sexuelle Belästigung
- Mobbing
- Diskriminierung
- Untreue/Veruntreuung
- Arbeitsrechtliche Belange
- Strafrechtliche Belange (z.B. strafbare Handlungen gegen Leib und Leben)
Beispiele
- Verstöße gegen Datenschutzrecht durch Mitarbeiter*innen des Energieinstitut Vorarlberg fallen unter das HSchG und diese Richtlinie;
- Berichte über persönliche Missstände, wie z.B. Belästigung oder Mobbing fallen in den erweiterten Anwendungsbereich dieser Richtlinie;
Hinweis: Wichtig bei der Abgabe einer Meldung ist es, möglichst detailliert den jeweiligen Hinweis zu beschreiben (Personen, Datum, Uhrzeit, Zusammenhänge etc.). Es kann durchaus hilfreich sein, entsprechende Dokumente mitzusenden.
4. Wie kann eine Meldung abgegeben werden?
Hinweise können entweder anonym oder unter Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person erfolgen. In beiden Fällen wird durch technische Sicherheitsmaßnahmen die Vertraulichkeit der digitalen Kommunikation gewährleistet. Die Hinweisgeber*in kann Hinweise jederzeit ergänzen oder berichtigen in dem eine weitere Meldung abgegeben wird.
Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit eine Meldung schriftlich per Email (hinweis@energieinstitut.at) oder über das Webformular weiter oben auf dieser Seite zu erstatten.
Nach Übermittlung der Hinweismeldung gibt es eine schriftliche Eingangsbestätigung an die Hinweisgeber*in.
5. Was passiert mit der Meldung?
Das Einlangen der Meldung wird längstens innerhalb von sieben Tagen bestätigt, vorausgesetzt, es wurden die für eine Rückmeldung erforderlichen Daten, insbesondere Kontaktdaten, bekannt gegeben.
Einlangende Hinweise werden von der im Energieinstitut Vorarlberg eingerichteten Hinweisgeber*innen-Meldestelle (interne Meldestelle) erfasst und bearbeitet. Jede Meldung wird unparteilich und unvoreingenommen überprüft und einer Ersteinschätzung unterzogen. Handelt es sich um eine inhaltlich relevante Meldung, wird eine Untersuchung eingeleitet.
Bei Bedarf sind für die im Rahmen der Bearbeitung zusätzliche Informationen notwendig, um die die interne Meldestelle die Hinweisgeber*in ersucht, vorausgesetzt, es wurden die für eine Rückmeldung erforderlichen Daten, insbesondere Kontaktdaten, bekannt gegeben.
Grundsätzlich gibt es innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen, wiederum unter der Voraussetzung, dass eine Rückmeldung möglich ist.
Wichtiger Hinweis: Der interne Meldekanal ist sicher und unterliegt strengen Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitspflichten in Bezug auf gemeldete Sachverhalte, einschließlich des Schutzes der Identität von Hinweisgeber*innen und aller von Hinweisen betroffenen Personen. Auf die gemeldeten Daten kann ausschließlich der Mitarbeiter der internen Meldestelle zugreifen, andere Personen (insbesondere auch die Mitglieder der Geschäftsleitung) sind weder rechtlich noch EDV-technisch zum Zugriff befugt.
6. Welchen Schutz genießen Hinweisgeber*innen?
Personen, die Hinweise einbringen und zum Zeitpunkt der Einbringung auf Basis eines durchschnittlichen Allgemeinwissens (ohne juristische Kenntnisse) berechtigterweise davon ausgehen, dass die von ihnen gegebenen Hinweise der Wahrheit entsprechen und in den o.g. Geltungsbereich fallen, sind - selbst wenn ihre Identität von ihnen selbst offengelegt oder aus anderen Gründen bekannt wird - gesetzlich ausdrücklich vor arbeitsrechtlichen Benachteiligungen oder sonstiger Druckausübung geschützt. Demnach ist jegliche Maßnahme wie beispielsweise Kündigung, Versetzung, negative Leistungsbeurteilung, Nötigung, Mobbing, Diskriminierung, die in Vergeltung eines - im Sinne des vorigen Satzes - berechtigten Hinweises erfolgt, verboten.
Achtung: Nicht geschützt ist hingegen die Einbringung von Hinweisen, die offensichtlich falsch sind. Wissentliche Falschmeldungen können zu Schadenersatzpflichten und/oder strafrechtlicher Verfolgung nach dem Hinweisgeber*innenschutzgesetz oder nach dem Strafgesetzbuch (z.B. wegen Verleumdung) führen.
7. Vorrang internes Meldesystem vor dem externen Meldesystem
Gem. dem HSch-Gesetz sollten Hinweise zuerst über die interne Stelle gemeldet werden. Erst wenn die Bearbeitung erfolglos verläuft, kann sich die Hinweisgeber*in an die externe Meldestelle des Bundesamt für Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) wenden.
8. Datenschutz und Datenspeicherung
Im Rahmen der Bearbeitung des Hinweises halten wir die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes (DSG) ein. Die Identität der Hinweisgeber*in bleibt streng vertraulich. In diesem Zusammenhang verweisen wir Sie auf die Datenschutzinformationen, welche hier abrufbar sind. Wir stellen sicher, dass die im Rahmen der Untersuchung erhobenen Daten nur für die notwendige Dauer aufbewahrt und danach automatisch gelöscht werden.
Hinweise gem. Hinweisgeberschutzgesetz HSchG und die damit verbundenen personenbezogenen Daten der Hinweisgeber*innen sowie sonstigen von den Hinweisgeber*innen genannten Personen werden verarbeitet und gespeichert. Auch hochgeladene Dokumente werden gespeichert. Die Speicherdauer beträgt mind. 5 Jahre oder für die Dauer des Verfahrens plus 3 Jahre.
Weitere Informationen: Hinweisgeber*innenschutzgesetz (Rechtsvorschrift).
